كيف قامت Elektro Fatschi بأتمتة الطلبات والمعاينات

لدى شركة Elektro Fatschi الهندسية، كانت معالجة الطلبات تسير لفترة طويلة كما هو الحال في معظم شركات الحرف اليدوية. معاينات يدوية، عروض أسعار في المساء، رسائل بريد إلكتروني تتراكم. بعد التحول إلى النظام الجديد، أصبح العمل اليومي مختلفًا.

يفكر معظم الناس عند سماع أتمتة الحرف أولاً في برامج مكلفة تقلب الشركة بأكملها رأساً على عقب. في Elektro Fatschi كان الأمر عكس ذلك تمامًا.

يقف الفني في الموقع ويسجل المعاينة ببساطة كرسالة صوتية، دون دفتر ملاحظات، ودون تدوينها لاحقًا في المساء. يحوّل النظام الرسالة الصوتية تلقائيًا إلى معاينة موثقة.

ثلاثة عناصر تعمل معًا

معاينة ذات حجية قانونية. يوقّع العميل على المعاينة التي يتم إنشاؤها تلقائيًا مباشرة في الموقع، وتُعتبر بمثابة استلام جزئي. هذا يخلق أمانًا قانونيًا ويتيح إصدار الفواتير في أي وقت، وليس فقط في نهاية المشروع. يعمل الفنيون في ذلك باستخدام أجهزة لوحية مباشرة في موقع العمل.

أتمتة البريد الإلكتروني. تُصنّف الرسائل الواردة تلقائيًا ويُرد على جزء كبير منها مباشرة، دون الحاجة إلى أن يقرأ أحد في المكتب كل رسالة على حدة.

إنشاء عروض الأسعار. من نفس البيانات، يتحكم النظام في أداة العروض ويُنشئ عروض أسعار مناسبة للعميل، بدلاً من أن يقوم أحدهم بنقل الأرقام يدويًا.

ماذا يعني ذلك بالنسبة للشركة

لأن المعاينات والبريد الإلكتروني وعروض الأسعار تعمل انطلاقًا من قاعدة بيانات مشتركة، يمكن أيضًا أتمتة تخطيط العمل انطلاقًا منها. تجتمع كل المعلومات في مكان واحد، بدلاً من أن تكون مبعثرة بين التقاويم والملاحظات الورقية وصناديق البريد الإلكتروني.

يستعيد المدير بذلك عدة ساعات أسبوعيًا كانت تذهب سابقًا إلى الأعمال الإدارية. كما يوفر الفنيون الوقت أيضًا، لأن المعاينة تكون جاهزة مباشرة في الموقع ولا تحتاج إلى تدوينها لاحقًا في المساء.

العمل الإداري الأقل يعني في النهاية تكاليف أقل أيضًا. كل ساعة لا تذهب إلى الأعمال الورقية هي ساعة تعود بالربح مجددًا داخل الشركة نفسها.

الأتمتة ليست بديلاً عن الحرفة لدى Elektro Fatschi. إنها الجزء الذي يعمل في الخلفية حتى يتمكن الجميع من التركيز على العمل الفعلي.

احجز استشارتك المجانية الآن واكتشف كيف يمكن أن يبدو نظام مماثل في شركتك.